Ako vlasnik mora sve da odobri, gde firma zapravo zapinje?

Firma je porasla, a način odlučivanja nije

Dok je tim mali, direktan dogovor ima smisla. Vlasnik zna detalje, informacije su blizu i mnoge stvari mogu da se reše u jednom razgovoru.

Sa rastom se povećavaju broj klijenata, obim posla i broj situacija koje traže odluku. Ako svaka i dalje prolazi kroz istu osobu, posao počinje da čeka.

Poseban problem nastaje kada kriterijumi postoje samo u vlasnikovoj glavi. On zna kom klijentu može da odobri izuzetak, koji trošak ima smisla i kada kašnjenje postaje ozbiljno. Tim vidi odluku, ali ne mora da razume kako je doneta. Zato sledeći put ponovo pita.

Zadatak je delegiran. A ovlašćenje?

„Ti vodiš nabavku“ zvuči jasno dok ne stigne prva neuobičajena situacija. Uobičajeni dobavljač nema robu, drugi je skuplji, a isporuka je hitna. Šta osoba sme da uradi?

Ako granice nisu dogovorene, ima odgovornost za rezultat, ali nema dovoljno oslonca da odluči. A ako se njene odluke naknadno osporavaju prema neizrečenim kriterijumima, traženje saglasnosti za svaku sitnicu postaje razumljiva zaštita.

• Do kog iznosa može samostalno da naruči?
• Da li sme da promeni dobavljača i pod kojim uslovima?
• Kada je važnija brzina, a kada cena?
• Ko odobrava odstupanje i šta treba da zna pre odluke?

Odvojite odluku od obaveštavanja

Vlasniku može biti potreban uvid, a da nije potrebna njegova saglasnost pre svakog poteza. Za ponavljajuće situacije dogovorite jedan od tri načina rada.

Samostalna odluka: osoba postupa u okviru jasnih kriterijuma i svoje odgovornosti.

Odluka uz obaveštavanje: posao se nastavlja bez čekanja, a vlasnik ili rukovodilac dobija dogovoreni pregled.

Prethodno odobrenje: odluka prelazi finansijsku granicu, nosi veći rizik ili predstavlja izuzetak.

Za uobičajenu reklamaciju, na primer, može da postoji dogovoreno rešenje. Zahtev van tih uslova ide rukovodiocu, uz opis situacije i predlog sledećeg koraka. Granice moraju da odgovaraju vašem poslu, rizicima i obavezama.

Zapišite šta vam prekida radnu nedelju

Za početak vam ne treba nova organizaciona šema. Tokom jedne nedelje beležite pitanja koja dolaze do vlasnika: šta je trebalo odlučiti, ko je pitao, zašto nije mogao sam i da li je posao čekao odgovor.

Posle nekoliko dana pogledajte šta se ponavlja. Možda raspored ljudi pravi najveći broj prekida. Možda se svaki popust dogovara iznova. Ili se zadatak izgubi između prodaje i operacija jer niko nije preuzeo sledeći korak.

Razlikujte nedostatak ovlašćenja od nedostatka informacija ili znanja. Nejasna odgovornost traži dogovor o ulozi; nepoznavanje posla traži obuku. Isto rešenje neće pomoći u obe situacije.

Uredite jednu čestu situaciju do kraja

Izaberite odluku koja se često ponavlja i čije posledice možete razumno da kontrolišete. Recimo da svaka zamena smene čeka vlasnikovu potvrdu.

Dogovor može da stane na jednu stranicu: ko odobrava zamenu, kakva pokrivenost mora da ostane, koja ograničenja treba proveriti, kada se uključuje vlasnik i gde se beleži izmena.

Osoba koja vodi raspored tada dobija prostor za rad. Vlasnik zadržava uvid kroz pregled izmena i rešava izuzetke.

Pre nego što pravilo proširite na ceo tim, prođite kroz nekoliko stvarnih primera. Tako ćete videti da li je dovoljno jasno ili ostavlja ista pitanja kao ranije.

Za samostalnost su potrebne i informacije

Ovlašćenje ne pomaže mnogo ako osoba ne zna rok, budžet ili dogovor sa klijentom. Proverite da li ima podatke koji su joj potrebni za odluku.

Proverite i znanje. Nekome će biti dovoljan primer, nekome kratka obuka, a nekome nekoliko odluka donetih uz podršku.

„Snađi se“ nije naročito koristan početak delegiranja. Mnogo je jasnije: „Ovo je rezultat koji očekujemo, u ovim granicama odlučuješ, a za ove situacije se javi.“

Šta vlasnik treba da promeni u svom ponašanju

Tim brzo primeti kada dogovor i praksa nisu isti. Ako vlasnik preskače odgovornu osobu ili menja odluke bez objašnjenja, zaposleni će se vratiti starom načinu rada.

Kada stigne pitanje u nečijem ovlašćenju, probajte prvo: „Šta predlažeš i na osnovu čega?“ Odgovor će pokazati da li nedostaje informacija, kriterijum ili sigurnost.

Ako odluka doneta u dogovorenim granicama nije dala dobar rezultat, zajedno pogledajte zašto. Jedan loš ishod ne mora da znači povlačenje svih ovlašćenja. Možda treba poboljšati pravilo ili pripremu.

Pratite i čekanje i kvalitet

Posle nekoliko nedelja proverite da li se ista pitanja ređe vraćaju, koliko dugo odluke čekaju i znaju li ljudi kada treba da uključe vlasnika.

Istovremeno pratite greške, reklamacije i ponovljeni rad. Manje poruka u telefonu jeste olakšanje, ali ima poslovnu vrednost tek kada posao i dalje funkcioniše pouzdano.

Počnite malim, jasnim dogovorima. Kada prorade u praksi, imaćete dobru osnovu da isti pristup primenite na sledeću oblast.